Mieux piloter son activité pour protéger sa marge : la visibilité n’est plus un luxe
Dans les entreprises de menuiserie et de rénovation, la rentabilité ne se joue pas uniquement au moment de signer un devis.
Elle se joue ensuite, chaque jour, sur le terrain.
Un chantier qui prend quelques heures de plus que prévu. Une équipe qui se déplace inutilement. Une intervention SAV qui aurait pu être évitée. Une marchandise difficile à retrouver au dépôt. Une pose décalée faute de matériel. Un planning mal optimisé. Une information qui n’est pas arrivée jusqu’au bon collaborateur.
Pris séparément, ces écarts peuvent sembler anodins.
Additionnés sur plusieurs dizaines ou centaines de chantiers, ils peuvent représenter une part importante de la marge de l’entreprise.
Et dans un contexte où les coûts augmentent et où chaque entreprise doit surveiller davantage sa rentabilité, mieux piloter son activité devient une nécessité.
On ne peut améliorer que ce que l’on voit
Pendant longtemps, beaucoup d’entreprises ont piloté leur activité grâce à l’expérience de leurs dirigeants et de leurs équipes.
On savait que l’activité était forte.
On savait qu’une équipe était particulièrement performante.
On sentait que certains chantiers avaient été plus compliqués.
On savait approximativement où se trouvaient les points de tension.
Cette connaissance du terrain reste indispensable.
Mais lorsque l’entreprise grandit, que les équipes se multiplient et que le nombre de chantiers augmente, l’intuition ne suffit plus.
Il faut pouvoir répondre simplement à des questions très concrètes :
Combien de chantiers avons-nous à poser dans les prochaines semaines ?
Quelle est réellement la charge de nos équipes ?
Combien d’heures avions-nous prévues sur ce chantier et combien en avons-nous réellement passé ?
Quels dossiers sont bloqués ?
Combien d’interventions SAV réalisons-nous ?
Quels sont les chantiers qui prennent régulièrement du retard ?
Notre planning est-il réellement optimisé ?
Les équipes disposent-elles de toutes les informations avant de partir sur le terrain ?
C’est en rendant ces informations visibles que l’entreprise peut commencer à agir.
La marge opérationnelle se gagne dans les détails
Une entreprise peut avoir un bon carnet de commandes et pourtant voir sa rentabilité diminuer.
Parce que la marge ne dépend pas uniquement du prix de vente ou du prix d’achat des produits.
Elle dépend également de toute l’organisation qui intervient entre la commande du client et la fin du chantier.
Quelques heures supplémentaires répétées chaque semaine.
Des déplacements inutiles.
Des équipes qui attendent du matériel.
Des erreurs de préparation.
Des rendez-vous mal positionnés.
Des interventions qui doivent être reprogrammées.
Des informations saisies plusieurs fois.
Des appels permanents entre le bureau et les équipes terrain.
Ce sont souvent ces petites pertes de productivité, difficiles à mesurer, qui finissent par coûter cher.
L’enjeu n’est donc pas de demander aux équipes de travailler toujours plus vite.
L’enjeu est de leur permettre de travailler mieux.
Transformer l’activité quotidienne en informations utiles
C’est précisément la philosophie de KRAFTEO.
Centraliser l’activité opérationnelle de l’entreprise pour rendre visibles les informations qui permettent de prendre de meilleures décisions.
Le Planner permet par exemple d’avoir une vision claire des rendez-vous, métrés, poses, interventions, SAV ou finitions et d’organiser les équipes en fonction de la charge réelle.
Le Workflow permet de suivre l’avancement des dossiers et de construire des tableaux adaptés à l’organisation de chaque entreprise : métrés, poses, SAV, dépannages ou toute autre étape du parcours.
Le suivi de chantier permet de rapprocher le temps prévu du temps réellement passé et de mieux comprendre sur quel chantier le temps est perdu.
Les feuilles d’heures permettent de mieux comprendre la consommation de ressources.
Le planning de charge permet d’anticiper la capacité disponible des équipes et les semaines qui commencent à se saturer.
La gestion de stock et le lien avec les commandes facilitent la préparation des chantiers et la traçabilité des produits entre le dépôt, les véhicules et le terrain.
Enfin, avec KOMPAGNON, les équipes terrain disposent directement des informations dont elles ont besoin pour réaliser leurs interventions et faire remonter les informations du chantier.
Toutes ces données existaient déjà dans l’entreprise.
La différence est qu’elles deviennent structurées, partagées et exploitables.
Passer du constat à l’amélioration continue
La véritable valeur d'un outil de pilotage n'est pas de produire davantage de données.
Elle est de permettre à l'entreprise de progresser.
Si l’on constate régulièrement qu’un certain type de chantier nécessite davantage d’heures que prévu, on peut revoir les temps vendus.
Si certaines périodes sont systématiquement saturées, on peut anticiper les ressources nécessaires.
Si une équipe rencontre régulièrement les mêmes difficultés, on peut chercher à comprendre pourquoi.
Si certaines étapes administratives ralentissent les dossiers, on peut revoir le processus.
Si les non conformités augmentent, on peut identifier leurs causes.
L’entreprise entre alors dans une logique d’amélioration continue :
Mesurer. Comprendre. Corriger. Mesurer à nouveau.
Les gains ne viennent pas forcément d’une transformation spectaculaire.
Ils viennent souvent d’une multitude de petites améliorations qui, cumulées sur une année, peuvent avoir un impact considérable.
Quelques pourcents peuvent tout changer
Lorsqu’une entreprise réalise plusieurs millions d’euros de chiffre d’affaires, améliorer légèrement son efficacité opérationnelle peut représenter beaucoup.
Quelques heures économisées chaque semaine.
Quelques déplacements évités.
Quelques interventions SAV supprimées.
Quelques journées de pose mieux organisées.
Une meilleure anticipation de la charge.
Moins de temps consacré à chercher l’information.
Ce sont ces gains répétés quotidiennement qui permettent progressivement d’améliorer la productivité et de préserver la marge.
Dans une période où les entreprises subissent l’augmentation de nombreux coûts, il devient de plus en plus difficile de simplement répercuter toutes les hausses sur les clients.
Il existe donc un autre levier : mieux maîtriser son organisation interne.
Piloter plutôt que subir
Digitaliser son entreprise ne consiste pas simplement à remplacer un tableau blanc ou un fichier Excel par un logiciel.
Le véritable changement intervient lorsque l’entreprise commence à utiliser ses données pour comprendre son fonctionnement.
Voir aujourd’hui ce qui se passait autrefois sans être mesuré.
Anticiper plutôt que découvrir les problèmes lorsqu’ils arrivent.
Identifier les écarts plutôt que les subir.
Et donner aux équipes une organisation plus claire pour qu’elles puissent se concentrer sur leur métier.
C’est cette vision que nous portons avec KRAFTEO.
Notre ambition n’est pas uniquement d’aider les installateurs de menuiserie à gérer leurs plannings et leurs chantiers.
Nous voulons leur donner les moyens de mieux comprendre leur activité pour pouvoir l’améliorer.
Parce qu’aujourd’hui plus que jamais, mieux piloter son entreprise, c’est aussi mieux protéger sa marge.